Системы управления документацией

Предлагаем систему управления документацией по проекту СУПД.

СУПД - решение для предприятий, выполняющих масштабные строительные проекты с большим объемом инженерной документации и переписки по проекту.

Основная задача системы управления документацией – координировать действия всех участников проекта по выпуску инженерной документации и передавать ее Застройщикам.

Функции системы управления документацией по проекту:

• выполнение управляющих, информационных, архивных и почтовых функций всего документооборота и делопроизводства по проекту
• организация работы в общем информационном пространстве проекта всех членов команды
• прозрачное и оперативное управление функциями всех исполнителей команды проекта
• прямой и надежный контроль исполнения руководителями проекта
• разграничение прав доступа членов команды ко всей переписке проекта и к архиву передаваемой заказчикам документации

Технологии и продукты

Система реализована на платформе IBM Lotus Domino. В качестве клиентского рабочего места используется программное обеспечение IBM Lotus Notes.

Описание системы управления документацией по проекту:

• Система осуществляет прием и единый учет всех почтовых поступлений по проекту. При этом электронная почта и факсы принимаются в СУПД автоматически, а бумажные почтовые поступления по проекту сканируются ответственным исполнителем и вводятся в СУПД или направляются на электронный адрес проекта.
• Система осуществляет единый учет всех исходящих писем по проекту, даты отправки и номера передаваемых ревизий проектной документации, сохраняя официальные подтверждения Заказчика о получении документации.
• Все участники проекта или другие специалисты, которые имеют права доступа к документации проекта, получают удобный оперативный доступ ко всей переписке с возможностью поиска, сортировки и группировки по датам, по корреспондентам, по исполнителям, по типам документации. Кроме команды проекта доступ к архиву получают сотрудники на площадке строительства.
• Для удобства пользователей существуют административные и личные настройки системы оповещения.
• Получение ответов по поставленному на контроль документу, ведение рабочих документов: протоколов и внутренних распоряжений, с которыми ссылками связаны основные документы.
• В СУПД сохраняется история обсуждений между членами команды проекта. Для каждого проекта определяется индивидуальный состав документов, сохраняется история обработки документа и его связи с другими документами в системе. В зависимости от особенностей проекта, определяется путь прохождения документов, т.е. последовательность передачи между участниками проекта.
• Система может быть интегрирована в существующую ИТ-систему компании, не нарушая устоявшихся бизнес-процессов.

Опыт «Поликом Про» по внедрению СУПД - более 10 лет. В команде работают разработчики, руководители проектов, инженеры и другие профильные специалисты с высоким уровнем компетенций, подтвержденных сертификатами и лицензиями.

Консультация и заказ