Внедрение Microsoft Office SharePoint Server

Заказчик

ЗАО «Поликом Про»

Ситуация

В начале 2008 года компания «Поликом Про» произвела миграцию корпоративного портала компании с платформы Microsoft SharePoint Server 2003 на платформу Microsoft Office SharePoint Server 2007. Рабочий узел отдела прикладных решений выполнял в то время функцию информационного хранилища отдела. Постепенно объемы информации увеличивались, и возникла проблема поиска нужной информации.

Первоначальная цель создания нового узла отдела состояла в организации более удобного размещения информации, облегчения поиска и фильтрации данных по определенному признаку (принадлежность к компании-заказчику и проекту). По мере использования узла выявлены новые потребности, и реализованы новые функциональные возможности. В частности: расширение информационной базы по проектам, добавление интеграционных модулей для организации единой рабочей площадке для сотрудника, контроль выполнения работ отдела (timesheet и анализ), создание зоны для неформального общения сотрудников.

Выбор решения

Вопрос выбора платформы для реализации проекта не стоял. Основным требованием к системе было ее встраивание в корпоративный портал компании, базирующийся на Microsoft SharePoint Server 2007.

Средства Microsoft Office SharePoint Server позволяли провести внедрение с наименьшими трудозатратами, кроме того они предоставляют широкие возможности для расширения функционала узла, возможность интегрирования внешних приложений и наиболее полно взаимодействуют с Microsoft Office.

При расширении функционала узла были использованы следующие вспомогательные приложения:

• Microsoft Virtual Server 2005 R2 – средство управления виртуальными машинами (площадки для разработки и тестирования прототипов систем, предоставляемых заказчикам);
• Microsoft Office Project Web Access – средство управления проектами
• Microsoft Office Outlook Web Access – доступ к почте отдела
• Microsoft Office Infopath 2007 – организация учета рабочего времени сотрудников (timesheet)

Выбор был сделан в пользу продуктов Microsoft, так как это знакомый, профильный продукт с широкими возможностями для настройки.

Решение

Проектирование структуры узла, его разработка и внедрение является совместной работой сотрудников отдела прикладных решений. Активное участие в процессе разработки и улучшению его функционала принимали и принимают все наши сотрудники.

Первоначальное изменение дизайна и функционала узла отдела прикладных решений было проведено в течение 2 недель без отрыва от основной деятельности отдела. Внедрение новых информационных блоков узла происходит до сих пор, по мере возникновения необходимости их связи с рабочей средой сотрудников.

Рабочий узел отдела прикладных решений реализует следующий функционал:

• Хранение и организация совместной работы с документацией отдела по внедряемым проектам, доступ и работа с сопутствующей информацией, такой как: клиенты и контакты, информация о проектах, возникающих вопросах, заявках на обслуживание и т.д. Информация по основной деятельности отделе размещается на нескольких закладках: 
  - домашняя страница – содержит оперативную информацию по текущим событиям и новостям отдела, ссылки на ресурсы узла и последние документы пользователя
  - информация по клиентам – консолидирует данные по заказчикам: общую информацию, контактные лица, проекты внедрения, поступающие заявки и прочее; поддерживается фильтрация по заказчику  
   - информация по проектам – страница содержит всю информацию по ходу проекта: карточка проекта, разрабатываемые и сопутствующие документы, возникающие вопросы и сопутствующие задания для сотрудников; поддерживается фильтрация по проекту  
   - сопровождение – на странице отслеживается динамика выполнения заявок клиентов, их текущее состояние
• Предоставление информации об отделе и сотрудниках. Блок для неформального общения был создан для публикации информации об отделе, фотографий с проектов и корпоративных мероприятий, размещении справочных данных по компании;
• Организация работы с почтой отдела (Microsoft Office Outlook Web Access) осуществляется на отдельной странице. Интеграционный модуль содержит всю переписку сотрудников отдела со сторонними организациями-заказчиками. Это позволяет не терять информацию при увольнении сотрудника или не терять время на обработку заявки при его отсутствии на рабочем месте (в отпуске или на больничном);
• Для предоставления доступа к центру проектов в среде Microsoft Office Project Web Access так же была добавлена специализированная страница. С нее осуществляется календарное планирование работ по проекту, анализ портфеля проектов отдела и «количественной» (по часам) загрузки сотрудников;
• Контроль использования рабочего времени сотрудников проводится на странице timesheet. С помощью веб-форм Microsoft InfoPath заполняются карточки отработанного времени; на странице расположены и дополнительные инструменты для анализа «качественной» (по выполняемым проектам) загрузки сотрудников отдела;
• В своей работе мы часто создаем прототипы систем, внедряемых у заказчика. Управление работой с виртуальными машинами осуществляется так же со страницы узла.

Подобная архитектура узла отдела позволяет нашим сотрудникам не только получать всю необходимую информацию в одном источнике, но и управлять работами по проектам. Одним из основных критериев успешного внедрения проекта стала востребованность системы сотрудниками отдела в своей повседневной работе.

Результаты проекта

По итогам проекта внедрения Microsoft Office SharePoint Server 2007 в ЗАО «Поликом Про» были достигнуты следующие значительные результаты:

• разработан и внедрен рабочий узел, который служит рабочей площадкой отдела прикладных решений
• создано единое рабочее пространство для выполнения всех рабочих функций
• создана единая информационная база, находящаяся в одном месте, а не рассредоточенная по локальным компьютерам
• снижены трудозатраты персонала на обработку информации
• появилась возможность анализа деятельности отдела и разработке мероприятий по оптимизации трудозатрат по проектам
• решены все поставленные задачи, и на практике достигнуты поставленные цели

Внедрение проекта было проведено в срок, в рамках бюджета, без существенного простоя ИТ-сервисов. Весь планируемый функционал был реализован.

Видеоматериал по внедрению Microsoft Office SharePoint Server 2007