Aвтоматизированная система управления заявками и оплатами - «Казначейство»

Система создания заявок и формирования платежных поручений на базе Microsoft SharePoint Server

Заказчик

Компания «Фортрент» – лидер российского рынка аренды строительного оборудования.

Парк предприятия включает малую механизацию и инструмент, генераторы и оборудование для обогрева, электрические установки, подъемники, опалубочные системы, леса, модульные помещения и т.д. Важной составляющей является комплексный подход к потребностям заказчика и наличие широкого спектра сопутствующих услуг: аренда, доставка, монтаж, индивидуальные проекты, гарантийное и сервисное обслуживание 24/7.

«Фортрент» сегодня— это более трехсот сотрудников и 14 собственных центров, крупнейшие из которых находятся в Санкт-Петербурге, Москве, Нижнем Новгороде, Ростове-на-Дону и Екатеринбурге, а также более 10 региональных агентств.

Головной офис расположен в Санкт-Петербурге.

Цель проекта

Разработка и внедрение единой системы для создания заявок и формирования платежных поручений.

Описание проекта

Большая филиальная структура с централизованным согласованием платежей требует много времени на согласование заявок, их проверку и подтверждение. Компании требовалось автоматизировать и упорядочить бумажный процесс заведения и согласование заявок на оплату, формирование платежных поручений, интегрировать их с бухгалтерской системой учета 1С.

Инициатором решения данной задачи выступило руководство ИТ-службы компании «Фортрент».

Исполнителем выбрана компания «Поликом Про».

В ходе проекта проведен анализ текущей схемы работы с заявками и платежными поручениями, составлен и формализован бизнес-процесс, который затем реализован на платформе Microsoft Office SharePoint Server.

Система «Казначейство» разработана и внедрена со следующей функциональностью:

• создание заявок на оплату от различных участников с разными уровнями доступа на основе роли пользователя (сотрудник, руководитель отдела и т.д.)
• согласование и утверждение заявок
• создание платежных поручений согласно утвержденному графику
• формирование реестра платежей на дату казначеем центрального офиса
• утверждение сформированного реестра платежных поручений
• передача утвержденных поручений в 1С
• передача номеров платежных поручений в систему «Казначейство» из 1С после оплаты в «Банк-клиент»

Внедрение системы позволило автоматизировать механизм согласования заявок перед передачей их в бухгалтерию, что в значительной мере сократило время на обработку заявок и формирования платежных поручений. У сотрудников бухгалтерии исчезала необходимость проверки корректности данных введенных в заявках, у инициаторов заявок и руководства появилась возможность отслеживать факт оплаты.

Проект позволил делегировать полномочия согласующего заявку другому исполнителю. Механизм персонализации страницы пользователя дал возможность вывести на страницу информацию, предназначенную для конкретного участника системы.

Все заявки и платежные поручения хранятся в списках SharePoint, на основе которых формируются отчеты.

Разработка и внедрение решения составила около 1,5 месяцев.

Результаты проекта

• избавление от бумажной работы
• контроль жизненного цикла заявки на оплату – от формирования и согласования заявки , выпуска платежного поручения до факта оплаты
• снижение нагрузки на бухгалтерский отдел за счет избавления от необходимости обработки и проверки заявок на оплату, что приводит к экономии времени на формирование платежных поручений и снижает риски на некорректность данных
• реализация ролевых моделей с уровнями доступа на основе роли пользователя (сотрудник, руководитель отдела и т.д.) и механизма администрирования ролевой модели

После запуска в эксплуатацию системы «Казначейство» последовало дальнейшее развитие корпоративного портала, включающее заявки на визитки, формы НДФЛ, обращения в техподдержку, справочник сотрудников, ведение проектов с интеграцией с Microsoft Project.

Продукты и технологии

Проект реализован на базе Microsoft SharePoint Server.