Внедрение системы управления документацией

Создание и внедрение единого пространства для координации работы и учета инженерной и проектной документации

Заказчик

Компания по производству и реализации тепловой и электрической энергии

В связи со строительством производственных объектов возникла задача автоматизации процесса работы с документацией. Выполнение строительных проектов связано с движением большого объема инженерной и проектной документации, включая согласования, уточнения, дополнения, корректировки, протоколы совещаний и прочие действия.

Автоматизированная система должна координировать действия всех участников проекта, информировать о происходящих действиях и изменениях, обеспечивать доступ ко всей документации и переписке по проекту.

Задачи проекта по внедрению системы управления документацией СУПД 3.0.

• прием и единый учет всех почтовых поступлений по проекту по  электронной почте и факсу, обработка бумажных почтовых поступлений по проекту сканированием и передача в электронном виде в единое хранилище
• единый учет всех исходящих писем по проекту, учет дат отправок и номеров передаваемых ревизий проектной документации, сохранение официальных подтверждений о получении документации
• удобный оперативный доступ ко всей переписке с возможностью поиска для всех членов команды и других специалистов, сортировка и группировка по датам, по корреспондентам, по исполнителям, по типам документации
• доступ к архиву для удаленных сотрудников на площадке строительства
• архив документации для подрядчика при строительстве, монтаже и пуско-наладке

В качестве платформы выбрана IBM Lotus Domino, в качестве клиентских рабочих мест - программное обеспечение IBM Lotus Notes.

Решение реализовано на базе системы управления документацией по проекту СУПД 3.0, разработанной специалистами компании «Поликом Про».

В результате внедрения  СУПД 3.0 обеспечены следующие функции:

• выполнение управляющих, информационных, архивных и почтовых функций всего документооборота и делопроизводства по проекту
• организация работы в общем информационном пространстве проекта всех членов команды
• организация прозрачного и оперативного управления функциями всех исполнителей команды проекта
• прямой и надежный контроль исполнения руководителями проекта
• разграничение прав доступа членов команды ко всей переписке проекта и к архиву передаваемой заказчикам документации проекта

Для удобства пользователей введены административные и личные настройки системы оповещения, получение ответов по поставленному на контроль документу, ведение рабочих документов:  протоколов и внутренних распоряжений, в  которых ссылками указаны  основные документы. Сохраняется история обсуждений между членами команды проекта. 

Для каждого проекта может быть определен индивидуальный состав документов, сохраняется история обработки документа и его связи с другими документами в системе.