Автоматизация обработки заявок на закупку на основе IBM Lotus Domino

Внедрение системы электронного документооборота для автоматизации обработки заявок на закупку

Заказчик

Кондитерская фабрика им. Н.К.Крупской

На предприятии был автоматизирован один из ключевых внутрикорпоративных процессов – обработка заявок на закупку, который осуществлялся в бумажном виде. Разработку и внедрение системы электронного документооборота провели специалисты компании «Поликом Про» в сотрудничестве с представителями ИТ-отдела фабрики.

Как пояснил начальник отдела закупок «Кондитерской фабрики им. Крупской» Александр Боярсков, бизнес-процессы закупки на фабрике делятся на два потока – закупка производственных и материально-непроизводственных ценностей. К первому потоку относятся ингредиенты для кондитерского производства – эта информация хранится в ERP-системе «Парус», установленной на фабрике, и строго регламентирована; под вторым понимаются любые непроизводственные ценности, начиная от оборудования для производственного цеха и заканчивая канцелярскими товарами для офисных помещений. В формировании заявок на закупку непроизводственных ценностей принимает участие, в общей сложности, около 200 сотрудников фабрики.

«Процедуры этого бизнес-процесса довольно сложные. Заявки могут двигаться по разным маршрутам в зависимости от предмета закупки, стоимости и других параметров. Например, от инициатора заявка попадает в отдел закупок, откуда идет на согласование в отдел бюджетирования. Уже этот этап чреват заминками, поскольку сотрудники отдела закупок вынуждены выполнять не свои обязанности – а именно заниматься согласованием документов. Мы хотели получить прозрачный инструмент, где каждый сотрудник мог бы видеть движение той или иной заявки, и который также позволил бы разгрузить отдел закупок от лишней работы», - прокомментировал Александр Боярсков.

В качестве платформы было решено использовать систему IBM Lotus Domino, которая с приходом норвежского инвестора Orkla является корпоративным стандартом на фабрике. Информационная система Lotus Domino была развернута на «Кондитерской фабрике им. Крупской» в 2006 году и первоначально использовалась сотрудниками как система электронной почты. Автоматизация процесса обработки заявок на закупку стала первым проектом по созданию системы электронного документооборота.

На этапе поиска подрядчика «Кондитерской фабрикой им. Крупской» был проведен тендер, в рамках которого были рассмотрены несколько компаний-интеграторов. Первоначально были рассмотрены компании, которые рекомендовало российское подразделение корпорации IBM. Затем отбор претендентов проводился ИТ-отделом фабрики. Оценивая уровень компетенции, заказчиком были подробно рассмотрены этапы, по которым в компаниях осуществляются процессы разработки, а также дальнейшая поддержка внедренных систем. В результате выбор был сделан в пользу компании «Поликом Про». 

В задачи проектной группы «Поликом Про» входила разработка и последующее внедрение программного модуля, а также его интеграция с ERP-системой фабрики. В рамках внедряемой системы требовалось упорядочить движение документа по инстанциям, сделать данный процесс более прозрачным, автоматизировать такие процессы, как создание заявки в единой форме, контроль сроков исполнения заявок. Кроме того, требовалась разработка электронного хранилища для содержания архива заявок.

Результаты проекта

В рамках проекта автоматизирован весь путь движения заявки по всем инстанциям. Движение «бумажных» заявок на закупку товарно-материальных ценностей прекращено, а все процессы создания, утверждения и исполнения заявок производятся в электронном виде и сохраняются в единой базе данных. Механизм уведомлений интегрирован с электронной почтой, благодаря чему каждый сотрудник получает напоминания о поступивших в его распоряжение документах и других событиях, связанных с процессом, в котором занят сотрудник.

Автоматизация процессов обработки заявок на закупку позволила повысить контроль расхода средств, прозрачность процессов и общую ответственность персонала.

Согласование заявки происходит автоматически, что снимает с отдела закупок ненужную работу. После того, как заявка составлена инициатором, она сразу попадает в отдел бюджетирования, где выносится решение, отклонить или принять документ. Таким образом, значительный объем заявок отсеивается на этом предварительном этапе, а в отдел закупок приходят только те заявки, которые действительно требуют исполнения.

Кроме того, сотрудниками компании «Поликом Про» проведено обучение пользователей на «Кондитерской фабрике им. Крупской». Обучение состояло из двух разделов – закупки для производственных и не производственных нужд.

Комментируя проект, руководитель отдела корпоративных решений компании «Поликом Про» Виктор Таранов отметил, что обработка заявок на закупку является хорошим примером бизнес-процесса, автоматизация которого действительно приносит пользу предприятию. «С одной стороны, этот процесс является достаточно сложным, а с другой – массовым, и перевод его на безбумажную основу в результате даёт эффект, ощутимый для каждого сотрудника», - сообщил руководитель отдела корпоративных решений компании «Поликом Про» Виктор Таранов.

В настоящее время предприятие «Кондитерская фабрика им. Крупской» и компания «Поликом Про» рассматривают варианты продолжения сотрудничества, подробности которого пока не разглашаются.



Возврат к списку


Заявка на консультацию

Хочу купить антивирус с консультацией специалиста у вас

Консультация и заказ

                

Подписка