Повышение эффективности работ на каждом рабочем месте и бизнеса компании в целом

Заказчик

Научно-производственная фирма «Люмэкс»

Сведения о заказчике

Научно-производственная фирма «Люмэкс» – один из лидеров рынка отечественного аналитического приборостроения, ведущий российский разработчик и производитель уникального лабораторного оборудования и методического обеспечения. Лабораторные приборы, производимые компанией, широко используются в системе экологического контроля, во всех отраслях промышленности, сельского хозяйства и медицине. Фирма «Люмэкс» организована в 1991 году. С 1999 года компания продает свою продукцию на международном рынке - в ЕС, Китае, Северной и Южной Америке. Система управления качеством была сертифицирована на соответствие требованиям международного стандарта ISO 9001:2000. НПФ Люмэкс имеет проектно-ориентированное производство, целенаправленно внедряет методы и технологии управления проектами на всех уровнях, имеет развитую систему управления рисками проектов. В настоящее время в компании и ее региональных представительствах работает более 500 сотрудников.

Ситуация

В связи с тем, что проект является для компании «Люмэкс» продолжением уже начатой работы по упорядочиванию процесса управления проектами, выбор партнера оказался очевидным. Компания «Поликом Про» уже имела опыт реализации аналогичных проектов (пилотных и масштабных) на производственных предприятиях различных отраслей, в проектных институтах, строительных организациях, консалтинговых и IT-компаниях.

Специфика решения в НПФ «Люмэкс» заключалась в том, что компания-заказчик прошла сертификацию на соответствие стандарту ISO 9001:2000, имеет проектно-ориентированное производство, целенаправленно внедряет методы и технологии управления проектами на всех уровнях. Кроме того, в организации разработана и применяется система управления рисками проектов, а также активно используются специализированные приложения, разработанные специалистами компании на базе продуктов Microsoft Office и Microsoft Visio.

Ввиду того, что компания «Люмэкс» уже имела положительный опыт работы с офисными приложениями от Microsoft, выбор технологии свелся к вопросу о том, как именно сконфигурировать и настроить новый офисный набор приложений Microsoft Office 2003 под конкретные задачи Заказчика. Кроме того, необходимо было интегрировать новые офисные приложения с разворачиваемой на предприятии информационной системой управления проектами и корпоративным порталом.

Кроме собственных настроек офисных приложений также стояла задача обеспечить их совместные настройки с серверной платформой Windows Server 2003, в частности создать и настроить групповые политики безопасности.

Решение

В рамках первого этапа работы (декабрь 2003 года) проведена установка и настройка офисных приложений Microsoft Word 2003, Microsoft Excel 2003, Microsoft Access 2003, Microsoft Outlook 2003, Microsoft Project 2003 Professional из состава Microsoft Office 2003 на рабочие станции. Также установлены серверные приложения из состава Microsoft Office System: Microsoft Exchange Server 2003, Microsoft Project Server 2003, Windows SharePoint Services и Microsoft SQL Server 2000 в качестве ядра информационной системы. Для данного набора приложений сделано заключение о целесообразности их применения на каждом рабочем месте и о возможности интеграции в систему управления проектами.

Пилотную фазу внедрения с отработкой всех механизмов взаимодействия рабочих групп завершили в феврале-марте и до июля 2004 года обеспечили реализацию масштабного внедрения Microsoft Office 2003 и его интеграцию с системой управления проектами и корпоративным порталом.

На рабочих местах пользователей системы опробованы и интегрированы в рабочий процесс следующие функциональные новшества офисных приложений Microsoft:

Электронная почта и управление данными

В Microsoft Office Outlook 2003 были внесены значительные изменения по упрощению чтения сообщений электронной почты и работы с ними, в частности, увеличена область просмотра, вмещающая большую часть сообщения, благодаря чему снижается необходимость в прокрутке.

С помощью Microsoft Office Outlook 2003 можно упорядочивать сообщения по выбранным критериям и сжимать длинные потоки обсуждений.

Microsoft Office Outlook 2003 включает режим интеллектуального взаимодействия и кэширования, который позволяет проверять электронную почту, находясь в пути, обеспечивая более последовательный интерфейс для различных способов подключения к сетям и данным.

Бизнес-процессы

Microsoft Office 2003 позволяет создавать и анализировать содержимое на основе XML (Extensible Markup Language), что обеспечивает возможность использования новых решений для совершенствования бизнес-процессов.

Технология XML в Microsoft Office 2003 может быть применена для упрощения повседневного использования и обработки данных из разных источников, уменьшая их избыточность и снижая вероятность ошибок.

К числу новых функций относится средство визуальной разработки Microsoft Office Excel 2003, позволяющее создавать схемы XML без написания кода, и связанные с базами данных веб-компоненты, позволяющие отображать в документе данные с веб-узла.

Поддержка XML обеспечивает выполнение поиска во внутренних и внешних источниках данных. Каждое приложение Microsoft Office включает область задач, с помощью которой можно осуществлять поиск в пределах корпоративного брандмауэра или в интернете по решению администратора.

Взаимодействие и совместная работа

Microsoft Office 2003 вместе со службами Microsoft Windows SharePoint предоставляет платформу для совместной работы над документами. Каждый документ Microsoft Office 2003 имеет панель задач, на которой отображаются сведения о документе, например, где находится файл на узле SharePoint и кто в данный момент работает с ним, перечень задач, и где можно найти соответствующие ссылки и дополнительные сведения.

Работа с документами электронной почты «вживую». «Интерактивное вложение» позволяет каждому пользователю отслеживать в режиме реального времени изменения, вносимые другими соавторами.

Служба мгновенных сообщений в документах Microsoft Office 2003 позволяет мгновенно обмениваться сообщениями без необходимости открывать Microsoft Office Outlook 2003 или выходить из приложения, в котором они работают.

Рабочая область для собраний — ещё одна служба Windows SharePoint Services, предоставляющая рабочую область для проведения собраний с последующим наблюдением за ходом выполнения принятых решений. Программные средства Microsoft Office 2003 позволяют размещать файлы в рабочей области для взаимодействия участников собрания, а также организации, совместного использования и хранения данных.

Результаты

На первом этапе, в декабре 2003 года, проект реализован в отдельном подразделении (1 сервер и 15 рабочих мест), на следующем этапе будут охвачены все площадки в Санкт-Петербурге, в перспективе – подключение к системе представительств в других городах и странах.

Компания «Люмэкс» уже получила или собирается получить в результате внедрения следующих этапов системы управления проектами следующие преимущества:

  • повышение эффективности работ на каждом рабочем месте и в составе рабочих групп за счет новых возможностей системы Microsoft Office 2003 в области управления данными и их организации, ведения бизнес-процессов, взаимодействия и совместной работы, а также увеличения индивидуальной производительности
  • появление новых возможностей для совместной работы сотрудников за счет функциональных возможностей офисных приложений и Windows SharePoint Services
  • повышение управляемости информационной инфраструктуры за счет улучшения интерфейса приложений и упрощения процесса их настройки
  • совершенствование системы документооборота компании, осуществление ее привязки к конкретным проектам за счет интеграции офисных приложений в информационную систему управления проектами и корпоративный портал предприятия
  • значительное повышение защищенности информационной инфраструктуры компании за счет новых средств безопасности интегрированных в офисные приложения, распространяемых отдельно – в составе Microsoft Office System и в результате комплексной настройки приложений и серверной платформы Microsoft Windows Server 2003

Особенность проекта

Важная особенность проекта состоит в том, что все указанные выше преимущества достигнуты с использованием простых, привычных для большинства сотрудников средств работы и интерфейсов.

В результате внедрения приложений Microsoft Office 2003 и Microsoft Office System на рабочих местах и серверах компании «Люмэкс» были протестированы структурные блоки для создания решений, которые помогут выполнить следующие действия:

  • предоставить сотрудникам основных подразделений более удобный доступ к данным, чтобы они могли лучше понимать суть возникающих проблем и предпринимать более эффективные действия
  • улучшить способность сотрудников организации предвидеть изменения на рынке, управлять ими и предпринимать адекватные действия
  • обеспечить эффективную и гибкую совместную работу групп и организаций
  • повысить производительность труда каждого пользователя и позволить большему количеству сотрудников основных подразделений организации участвовать в создании бизнес-пространства растущей сложности

В результате проведения этих тестовых работ ИТ-специалисты «Поликом Про» и руководство НПФ «Люмэкс» пришли к совместному выводу о том, что новые возможности офисных продуктов Microsoft хорошо коррелируют с потребностями компании «Люмэкс» в увеличении эффективности труда сотрудников и рабочих групп при использовании информационных ресурсов. Более того, уже первый этап работ позволил увеличить эффективность труда в рамках подразделения, где проводились работы по внедрению новых офисных приложений.


Возврат к списку


Заявка на консультацию

Импортозамещение: как перейти на отечественное ПО и оборудование – узнайте на семинаре 25 января 2018г.

Программа семинара и регистрация

                

Подписка