Решения для "умного офиса"

02.07.2009

fylhtq aflttdАндрей Фадеев, зам. коммерческого доректора по продаже решений компании "Поликом Про"

В сложной экономической ситуации едва ли не каждая компания задумывается о том, как увеличить эффективность бизнес-процессов и работы всех своих подразделений, сократив при этом общие затраты. На помощь приходят специальные ИТ-решения, позволяющие наладить взаимосвязь между сотрудниками, информацией и процессами. Практика показывает, что автоматизация работы с документами и связанными с ними бизнес-процессами зачастую дает более эффективный результат, чем внедрение отдельных приложений, и делает комфортной работу каждого сотрудника. Компания "Поликом Про" предлагает различные решения по автоматизации процессов управления на базе Microsoft Office SharePoint Server (MOSS), способные значительно снизить внутренние операционные затраты предприятия.

Рабочее время сотрудников теряется не только "ВКонтакте", но и при работе с документами

По оценкам экспертов, каждый бумажный документ в организации копируется от 5 до 20 раз. Это приводит к большим затратам, как материальным, так и физическим. Наиболее значительные расходы в связи с этим несут компании с документооборотом, достигающим порядка 100 тыс. входящих документов в год. В связи с утерей отдельных документов, нарушением или затягиванием процедур их согласования и выдачи возникают косвенные потери, приводящие к штрафам. А недостаточно отлаженная работа ИТ-системы может стать причиной увеличения сроков подготовки проектов и в конечном счете привести к ухудшению морального климата в компании, текучести кадров и, соответственно, к росту затрат на поиск новых специалистов, их обучение и интеграцию в коллектив.

Однако сегодня существуют различные ИТ-решения, позволяющие избежать упомянутых затрат. Внедряя те или иные информационные технологии или ИТ-средства, можно существенно повысить эффективность основных бизнес-процессов, а также снизить эксплуатационные затраты вспомогательных и обслуживающих служб. Именно на решение этих задач ориентированы внедренческие предложения “Поликом Про”. В нынешних экономических условиях, заставляющих организации уменьшать ИТ-бюджеты, такие решения доказали свою состоятельность. Опыт работы нашей компании показывает, что внедрение современных решений по автоматизации работы позволяет снизить затраты на осуществление отдельных процессов в организациях от 10 до 50%.

Кстати, не всегда сидение «ВКонтакте» является потерей рабочего времени. Некоторые наши Заказчики организовали там рабочие группы, где оперативно обсуждали производственные вопросы. Мы предложили и внедрили у них не менее удобные и эффективные корпоративные средства общения и обсуждения профессиональных вопросов, которые имеют существенно более высокий уровень защищенности и удобство использования именно для корпоративных заказчиков.

Немного о процессах управления

Говоря об эффективности основных процессов в компании, мы, прежде всего, говорим о бизнес-процессах и управленческих действиях. Самое простое и известное бизнес-действие – директивное, подразумевает выдачу поручений руководителями и контроль их исполнения. К более сложным действиям относится процессное управление, когда действия рассматриваются и оцениваются не линейно - поручил-выполнил - а как повторяемая последовательность действий, направленная на реализацию конкретного конечного результата. Это контроль за эффективностью всего процесса. Наконец, проектное управление сочетает в себе директивное и процессное, предполагая развитую систему планирования и контроля. Важным моментом в работе любой организации является также организация коллективной и неформальной работы сотрудников по обсуждению документов, которые достаточно сложно формализовать. Соотношение между директивной процессной и проектной составляющими зависит от отрасли, масштаба предприятия и его управленческих традиций. Универсального рецепта здесь нет.

Лучшая среда для вашей компании

Обычно большая часть всей информации в компании содержится в различных неструктурируемых документах и, к сожалению, часть ее безвозвратно теряется. Найти же что-то в файловом архиве не всегда просто и не случайно системные администраторы называют его “файловой помойкой”. Нельзя забывать и о рабочем времени и затратах, которые несут ИТ-службы на поддержание системы в рабочем состоянии.

Структурировав и упорядочив работу с документами, можно существенно повысить эффективность работы компании и снизить затраты на управление и ведение бизнес-процессов. К сожалению, не существует одного, пригодного для всех решения. Для этого «Поликом Про» предлагает модульный ряд решений, базирующихся преимущественно на платформе Microsoft Office SharePoint Server (MOSS).

Корпоративный портал

Корпоративный портал - это организация коллективного доступа к данным на основе MOSS. Корпоративный портал позволяет упорядочить хранение документов, создать базу данных по общекорпоративной информации, организовать к ней доступ сотрудников, информировать персонал о текущих событиях.

Делопроизводство

Делопроизводство - это необходимая компонента для работы любой компании, подразумевающая регистрацию документов, планирование заданий, контроль их исполнения и контроль занятости. Для реализации этого решения используются различные средства, начиная от календарей и заданий в Exchange Microsoft и заканчивая специализированными системами электронного документооборота (СЭД).

Управление бизнес-процессами

Управление бизнес-процессами предполагает автоматизацию отдельных процессов. В основе таких решений также лежит платформа MOSS в виде портала с компонентой Windows Workflow Foundation (WWF), которая позволяет организовать отдельные бизнес-процессы, движение документов, их утверждение и согласование по различным сложным циклам. Использование графических диаграмм дает возможность описать бизнес-процессы любой сложности, где бы они ни были созданы.

Архив

Когда система электронного документооборота и корпоративный портал работают уже некоторое время, обычно больше года, возникает необходимость хранить накопившуюся информацию, при этом важно, чтобы старые документы не путались с новыми. Для этого мы рекомендуем электронный архив, который может быть создан на основе MOSS.

Отчеты

Важным элементом для оценки эффективности существующих бизнес-процессов является система отчетов. Зачастую ей не всегда уделяется достаточное внимание, и документы просто лежат на портале для того, чтобы не терялись. Однако с помощью системы отчетов можно получить не только данные о количестве и местонахождении документов, но и сводные финансовые данные, если они находятся внутри документов, а также информацию об эффективности работы сотрудников, что может оказать помощь в управлении бизнесом компании.

Оптимизация IT-инфраструктуры

Чтобы снизить затраты на ручное администрирование системы и повысить эффективность работы администратора, мы предлагаем решения по оптимизации ИТ-инфраструктуры с помощью компоненты Microsoft System Center. System Center дает возможность в автоматизированном режиме развернуть, либо свернуть новые рабочие места и вести учет программных средств. В результате существенно снижаются затраты ИТ-служб на рутинные операции по учету, контролю и другим стандартным операциям и высвобождается время на предотвращение возможных поломок, отказов системы.

Современная интегрированная коммуникационная среда

Современная интегрированная коммуникационная среда (UC) дает возможность объединить все средства взаимодействия сотрудников компании и руководства в реальном времени. Используя Exchange Microsoft, Ofice Comunicatoin Server (OCS), АТС, корпоративный портал и мобильные устройства, можно обеспечить непрерывный обмен информацией даже с сотрудниками, находящимися вне офиса. В результате мы имеем своеобразный электронный офис, который не требует постоянного нахождения всех сотрудников на рабочих местах за офисными столами.

Решения по повышению эффективности работы других служб

Структура современной компании предполагает наличие большого количества служб, от слаженной работы которых зависит успешность бизнеса. В крупной организации обязательно присутствует серверная или центр обработки данных, который тоже представляет из себя весьма сложный инженерный объект, работающий в режиме non-стоп. Каждое прерывание и остановка процесса может грозить большими убытками. Поэтому "Поликом Про" уделяет большое внимание оптимизации и модернизации инженерной инфраструктуры компаний. Наши решения направлены, прежде всего, на обеспечение непрерывности работы компьютерной инфраструктуры, учете ее влияния на бизнес.

"Поликом ПРО" – подход к внедрению

Необходимость установки тех или иных решений зависит от степени развитости компании. Небольшим организациям достаточно корпоративного портала, а у компаний с развитой структурой возникает необходимость в элементах делопроизводства и управления бизнес-процессами, могут потребоваться система отчетов и архив. Так, наши решения при строительстве корпоративных порталов применяют розничные сети и НИИ, а модернизацию и оптимизацию инженерной инфраструктуры с нашей помощью осуществили предприятия, работающие в сфере металлургии, энергетики и добычи сырья, производители офисной техники, финансовые учреждения и др. Предлагая различные решения, "Поликом Про" индивидуально подходит к запросам клиентов, дополняя и развивая их ИТ-структуру. Нашим клиентам нравится то, как мы относимся к их запросам, как мы реализуем их пожелания, и, наконец, как ведем себя в критичных ситуациях, когда необходима срочная помощь. Поэтому "Поликом Про" пользуется уже более 5 тысяч российских и зарубежных компаний.

Источник: РБК


Возврат к списку

Подписаться на новости


Закажите семинар по ИТ-аутсорсингу