Как управлять лицензиями

27.02.2009

Михаил Орешин

Один из способов повысить устойчивость предприятия и его прибыльность — это использовать легальное программное обеспечение, поскольку технологический прогресс, мобильность и продуктивность персонала напрямую зависят от ИТ-инфраструктуры. Компания будет работать медленнее, если у пользователей станут возникать постоянные проблемы с тем или иным приложением. Кроме того, работа мобильных сотрудников, без которых многие компании не могут обойтись, будет трудно выполнима, если отсутствуют поддерживающие мобильность приложения. Надежность их работы становится важнейшим фактором успеха вдали от офиса и штатных ИТ-сотрудников.

За последние несколько лет ИТ стали одним из основных инструментов поддержки операционной деятельности компаний. Сейчас почти в каждой организации есть свой компьютерный парк с бизнес-ориентированным ПО. Развитие информационной структуры современного предприятия и использование разнообразных приложений диктуют необходимость эффективно управлять ИТ-инфраструктурой предприятия.

На сегодняшний день вопрос, стоит ли использовать легальное программное обеспечение (не покупать или нет, а именно использовать в соответствии с лицензионным соглашением), уже не стоит. Любая организация проходит этап усиленного приобретения ПО, в результате чего обычно появляется множество пересекающихся, неучтенных и неконсолидированных лицензий. В какой-то момент приходит осознание, что хорошо было бы посчитать, какое ПО реально используется в компании и в каких количествах. В итоге тем или иным способом эта задача выполняется и руководитель с удивлением узнает, что, например, в бухгалтерии используются десятки лицензионных копий САПР AutoCAD. Тут-то и приходит идея о необходимости использовать инструмент управления лицензиями, то есть о возможности совместить текущие лицензии по всем филиалам и дочерним предприятиям, аудит текущих лицензий, а также обеспечить выгоду с точки зрения дальнейшей эксплуатации ПО и его бухгалтерского учета.

Расходы на ПО в компаниях чаще всего планирует ИТ-директор, ориентированный больше на бизнес-стратегию, чем на тонкости российской практики управления финансами и бухгалтерии. После оплаты солидных счетов возникает вопрос: как это вносить в отчетность? Ответ приходится искать самостоятельно. Начинается поиск решения в нормативных базах, правилах учета и списания. Ситуация обостряется в период подведения годового баланса.

Кроме перечисленных проблем, возникает опасность, что технические специалисты не смогут верно оценить количество экземпляров программных продуктов и, например, купят один и тот же комплект антивируса два раза или пропустят срок окончания лицензий на критически важные для бизнеса программные продукты, скажем, инженерное ПО. В результате сложный проект не будет сдан вовремя, а это обернется финансовыми потерями.

Методика управления лицензиями

Решить перечисленные проблемы поможет методология управления лицензиями Software Asset Management, предложенная Microsoft. Она состоит из пяти основных этапов. Рассмотрим их подробнее.

Чтобы оценить текущее состояние дел в области купленного программного обеспечения, надо обойти все места, где могут храниться лицензии: рабочие места системных администраторов, ИТ-департамент, бухгалтерию. Зачастую в компаниях нет общего перечня купленных лицензий, обратившись к которому, можно с легкостью получить всю информацию о приобретенном ПО. Такой архив нужно создать, собрав воедино все подтверждения лицензионности используемого программного обеспечения, к которым относятся как лицензии (бумажные и электронные), так и документы, подтверждающие приобретение ПО.

Затем требуется установить точное количество развернутых копий ПО. Что, сколько и где используется. Здесь возможна автоматизация за счет использования сканирующего сетевого ПО.

Следующий этап — сравнение информации, полученной из двух источников, перечисленных выше. Сопоставление купленного и установленного ПО даст четкую картину недостатка или переизбытка лицензий.

Далее требуется определить стратегию развития ИТ-поддержки бизнеса. Необходимо понять, будет ли внедряться ERP-система, планируется ли создать корпоративный портал, будет ли развернута система управления проектами и т.д. Эти глобальные планы надо включить в общую концепцию развития ИТ-департамента, учесть приобретение лицензий на подобные системы в плане постепенной легализации и развития.

Заключительный шаг — это разработка плана приобретения всего объема лицензий, который был утвержден на предыдущем этапе.

Одну из основных проблем здесь, как ни удивительно, представляет начало проекта: большинство компаний, приходя к решению об использовании какой-либо методологии, крайне редко выделяют для этого нужное количество человеческих ресурсов. Чаще всего приходится наблюдать следующую картину: один или два ИТ-специалиста крупной филиальной сети предприятия собирают информацию об установленном программном обеспечении в течение, допустим, трех недель. За одну неделю они успевают провести инвентаризацию установленного ПО примерно в трех филиалах. Когда же они закончат инвентаризацию последнего филиала, информация о первом филиале устаревает.

Вторая сложность — это составление оптимального плана приобретения лицензий. Существует огромное количество схем приобретения требуемого ПО. В плане надо учесть все возможные скидки, которые может использовать компания — и за объем, и по специальным акциям, и за род своей деятельности (образовательное, государственное, благотворительное учреждение и т.д.). Знание особенностей схем лицензирования в большинстве случаев не входит в непосредственные обязанности специалистов по ИТ или финансам, поэтому именно на данном этапе могут оказать большую помощь внешние консультанты.

Полезно заключить внутри своей организации соглашение об уровне обслуживания (Service Level Agreement, SLA) на внедрение методики. Благодаря ему ИТ-отдел может регулировать полноту внедряемого процесса. Каждая компания выбирает именно то, что нужно только ей, необходимый уровень предоставляемого обслуживания. Так, можно провести у себя обследование программного обеспечения, но не всего, а выборочно, например, исключительно операционных систем и серверов. Конечно, идеально распространить методику на всю компанию. Но следует признать, что если мы сразу расширим задачу до масштабов предприятия, то рискуем завалить проект, поэтому разумно начать внедрение с анализа операционных систем и серверов. Здесь проще всего провести расчеты, поскольку в доле ИТ-бюджета затраты на операционные системы и серверное ПО — существенная составляющая. И, наконец, экономический эффект будет виден практически сразу, что позволит перейти к дальнейшему тотальному внедрению.

Выгоды аккуратного лицензирования

Описанный подход можно взять за основу, чтобы упорядочить лицензии в организации любого размера и рода деятельности, включая государственные предприятия. Например, финансовый директор будет обладать точной информацией, какое ПО и когда будет приобретаться; ИТ-директор при этом не будет «неожиданно» требовать увеличения бюджета. Акционеры компании убедятся в повысившейся капитализации и увеличении такого показателя, как ROI. Легкость реализации методологии обусловливается еще и тем, что два года назад данный подход вошел в международный стандарт ISO/IEC 19770:2006.

Правильно проведенное управление лицензионными активами предприятия делает компанию привлекательной для инвесторов, увеличивает ее рыночную стоимость, повышает престиж компании в глазах клиентов. Также необходимо учитывать и внешние факторы. Одним из главных требований вступления России в ВТО является борьба с контрафактной продукцией, в том числе и с нелегальным ПО.

Данная методика поможет относительно безболезненно перейти к применению легального ПО, что уже в ближайшее время станет насущной необходимостью. Помимо этого, глубокое исследование потребностей организации поможет определить приоритетные направления в развитии ее программного комплекса. Утвержденный план закупок ПО избавит от необходимости каждый раз пересматривать бюджет на предмет отказа от приобретения тех или иных приложений и искать новые возможности покупки требуемого ПО. Руководство и специалисты из ИТ-департамента смогут больше времени уделять стратегическим вопросам развития, повышению эффективности и продуктивности работы сотрудников и компании в целом.

Источник: Директор ИТ


Возврат к списку

Подписаться на новости


Антивирусы


Аутсорсинг

Обеспечим безотказную работу вашей ИТ-инфраструктуры

Консультация и заказ

                

Решение для банков

Фильтрация web-трафика и потока электронной почты, защита от утечек информации и поведенческий анализ в едином решении для банков от 500 ПК.

Комплексное решение реализовано на базе продуктов и технологий компании Forcepoint, ранее известной как Websense, и решает следующие задачи:

  • защита от атак и вредоносного кода по сетевым каналам
  • защита периметра сети компании
  • безопасное использование веб ресурсов, защита от фишинга
  • защита от спама
  • защита от утечек данных, инсайдеров
  • оптимизация рабочего времени сотрудников
  • единая панель управления

Комплексный подход – это:

  • решение разных задач по информационной безопасности продуктами одного производителя,
  • оптимизация затрат на безопасность,
  • учет и контроль приобретаемых лицензий на продукты.

Пример внедрения комплексной системы фильтрации корпоративного трафика