Особенности современного рынка документооборота

16.04.2008

В преддверии выставки DOCFLOW, проходящей в Москве 12-13 мая, мы встретились с Андреем Фадеевым, заместителем коммерческого директора компании «Поликом Про» по продаже решений. Андрей, крупный специалист в области электронного документооборота, любезно согласился ответить на несколько наших вопросов.

- Андрей, как Вы можете охарактеризовать ситуацию на современном российском рынке документооборота?
- Рынок растет уже несколько лет подряд, необходимость упорядочить документооборот, стандартизовать процессы управления, избавиться от потери важных документов, создать эффективную систему контроля исполнения заданий и шире, оценить эффективность работы сотрудников возникает во все новых и новых организациях. Если ранее решения по автоматизации документооборота были востребованы в основном в крупнейших компаниях и органах госуправления, то теперь все больше и больше крупных и даже средних компаний приходят к мысли о полезности внедрения у них этого решения.

– Каковы, на Ваш взгляд, основные тенденции рынка российского документооборота?
– На наш взгляд, уже прошло первичное насыщение рынка системами делопроизводства, разработанными первоначально в основном для государственных структур и крупнейших компаний. Сейчас активно внедряются системы второго поколения, которые автоматизируют не только процессы делопроизводства, но и другие бизнес-процессы, связанные с обработкой документов, так называемые системы на основе WorkFlow. Но требования бизнеса растут. Растут и возможности систем, предлагаемых ведущими производителями.
Бизнес требует возможности создания единой интегрированной информационной среды, в которой работают и взаимодействуют между собой все приложения. Бизнес требует возможности интегрально оценить эффективность каждого из процессов управления и эффективность работы каждого участника бизнес-процессов на предприятии.

Ответом на эти требования бизнеса явилось новое поколение систем управления документами.
В их основе лежит внутренний интранет-портал, который позволяет, помимо классических задач делопроизводства и документооборота (регистрация, хранение, поиск документа, контроль исполнения и контроль процессов маршрутизации), решать задачи по созданию единого пространства для коллективной работы, мониторингу и оценке эффективности процессов и сотрудников, и интерактивного взаимодействия сотрудников между собой. Помимо этого он позволяет решить задачи интеграции различных приложений между собой, и создание динамических ролевых рабочих мест для всех пользователей системы.

Такие системы известны уже не первый год, но пока что они находились в верхней ценовой категории, и были малодоступны даже для предприятий крупного и среднего бизнеса.

Прорывом в этом направлении стало создание так называемых SA-приложений – ситуативных приложений, которые позволили реализовать проекты по внедрению информационных приложений на которые ранее уходили годы труда программистов в течение всего нескольких месяцев. Это позволило существенно снизить цены на такие продукты и сделать их доступными даже для средних предприятий.
На их базе стали возможными не коробочные, а адаптированные к их бизнес-процессам решения в области автоматизации процессов управления и документооборота по весьма умеренным ценам.

- В 2006-2007 годах наблюдался значительный рост рынка электронного документооборота. С чем, на Ваш взгляд, это связано?
- Рост рынка документооборота в первую очередь связан с организационным развитием компаний, и с осознанием необходимости формализации процессов управления. Вообще говоря, развитие рынка СЭД невозможно без встречного движения всех его участников – и клиентов, и поставщиков решений. То есть надо понимать, что беспорядок невозможно формализовать, и если была путаница в бумажных документах, то, какую бы современную систему на предприятии мы не внедрили, она останется и в электронном виде. Руководители многих компаний пришли в итоге к мысли, что организационные беспорядки на предприятии негативно сказываются на многих бизнес-процессах, напрямую влияя, таким образом, на размер получаемой прибыли. Соответственно, появление большего спроса на системы электронного документооборота было обусловлено самим рынком.

- В каких отраслях производства и сферах деятельности решения по документообороту наиболее востребованы в настоящее время?
- Я бы не стал выделять отдельные сферы деятельности компаний – наверное, лучше говорить об общем уровне развития предприятия. В отраслях, в которых повышается конкуренция и, как следствие, падает норма прибыли, наблюдается интерес к системам электронного документооборота как к способу повышения эффективности бизнес-процессов. Повышение конкуренции на рынке приводит к мысли об улучшении эффективности собственной работы, т.е. к мысли об интенсивном развитии предприятия взамен экстенсивного. Компании, которые хотят идти на шаг впереди рынка, вкладываются в системы информатизации – и выгадывают.

- Достаточно очевидно, для чего нужны системы электронного документооборота на предприятиях государственного сектора экономики. Но как её могут использовать коммерческие предприятия? Какие решения наиболее востребованы?
- Действительно, любое учреждение, министерство – это прежде всего «фабрика бумаг», т.к. основная производимая ими продукция – это различные указы, распоряжения, акты и т.д. Естественно, что первые системы электронного документооборота разрабатывались именно для них. Однако такие СЭД-ы оказались недостаточно эффективными для коммерческих организаций, и требовали существенных доработок. Коммерсантов не интересует формальная сторона дела (т.е. количество бумаг), их в первую голову интересует эффективность управления. И если в организации существуют процессы, связанные с подготовкой и разработкой документов, что в них можно смело внедрять систему электронного документооборота. Однако такие СЭД-ы получаются более сложными, нежели на государственных предприятиях. То есть фактически коммерсанты получают на выходе систему автоматизации процессов управления, а не СЭД.

- Андрей, на предстоящей 12 мая выставке DOCFLOW компания «Поликом Про» представит своё решение в области организации электронных хранилищ данных. Расскажите, почему было принято решение выходить на выставку именно с этой темой?
- Тема электронных хранилищ данных – одна из наиболее востребованных и актуальных на рынке. Хранилища документов являются одним из важнейших компонентов документооборота в государственных учреждениях, даже использующих традиционные бумажные технологий (вспомнить хотя бы огромное количество избирательных бюллетеней, которые приходится обрабатывать, и объём потоков бумажных документов, циркулирующим между учреждениями). Задача ввода бумажных документов в электронные архивы, таким образом, имеет первостатейное значение. У «Поликом Про» имеется большое количество выполненных проектов в этой области документооборота, и именно поэтому мы решили участвовать в выставке с этой темой.

- Скажите, возможна ли, на Ваш взгляд, ситуация, при которой доля электронных документов превысит долю документов бумажных?
- Мы недавно провели анализ на предприятиях своих клиентов и выяснили, что традиционная, классическая процедура DocFlow закрывает от 5 до 20 процентов всего документооборота предприятия. Это, конечно, ключевые, наиболее важные для предприятия процессы, однако помимо них остаётся огромное количество различных неформализованных бизнес-процедур, согласований (прежде всего уровня рабочих групп, подразделений, и, возможно, в какой-то степени - департаментов). Именно для них мы предлагаем специальное решение по автоматизации средств коллективной работы, которое интегрируется и дополняет возможности СЭД на основе WorkFlow. Когда документы создаются и обсуждаются, вполне можно отойти от создания огромного количества черновиков, записок и т.п., формализовав все это и переведя в электронный вид, придя, таким образом, к безбумажному документообороту.

С другой стороны, сохранение некоторого количества бумажных документов всё же следует признать необходимостью, поскольку бывают ситуации, когда требуется предъявить твёрдую копию документа, допустим, в суде. Проблема в юридическом признании электронно-цифровой подписи, которое до сих пор находится под вопросом, хотя определённые работы в этом направлении уже ведутся.

- Как давно компания «Поликом Про» занимается вопросами организации документооборота? Есть ли какие-то выполненные проекты?
- «Поликом Про» занимается внедрением СЭД-ов с 1995 года, и началось всё ещё тогда, когда компания Lotus не входила в состав корпорации IBM. Именно на базе продукции этой компании строились первые решения и проекты «Поликом Про» по электронному документообороту. Если говорить о современном положении дел, то сейчас мы освоили целый ряд программных платформ предлагаемых как IBM, так и Microsoft на которых предлагаем решения в области документооборота и автоматизации процессов управления. За последние два года нашей компанией был выполнен ряд масштабных внедрений систем электронного документооборота и хранилищ данных, наиболее интересными из которых я бы назвал проекты по потоковому вводу документов, по созданию распределённого хранилища документов в организации с центральным офисом и филиалами в различных регионах, и, конечно, построение электронной библиотеки с доступом широкой аудитории к электронным изображениям книг. Последнее решение было выполнено в рамках масштабного проекта, выполненного «Поликом Про» на Восточном факультете Санкт-Петербургского Государственного Университета.

Вопросы задавал Денис Макашов.

Возврат к списку

Подписаться на новости


Закажите семинар по ИТ-аутсорсингу